Tugas 2, Mail Merge

Tugas 2. Semester 2 - Mail Merge

Kerjakan di Weblog Anda masing-masing dengan segala aturan yang sudah diajarkan oleh SUHU PSPB RONGGOLAWEZ21 !!!

1. Definisi Mail Merge ?
2. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge !
3. Sebutkan dan jelaskan tentang Database !
4. Manfaat Database ?
5. Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database ! Minimal 5.
6. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !
7. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge !
8. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge !
9. Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !?
10. Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge !
11. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, membuat Data Source dahulu; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, menggabungkan keduanya ? Jelaskan dong !
12. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ? Jelaskan lagi dong dong ah !
13. Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ?
14. Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge !
15. Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan !
16. Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ?
17. Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
18. Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
19. Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ?
20. Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ?
21. Software apa sajakah yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ?
22. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ? Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ?
23. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya, termasuk Open Source Software (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan!
24. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher ? Mengapa demikian ?
25. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ?
26. Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3.
27. Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ?
28. Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ?
29. Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ?
30. Jelaskan, apakah PDF itu ?
31. Apa kepanjangan PDF itu ?
32. Apa tujuan membuat Dokumen PDF ?
33. Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ?
34. Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda ! Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya !
35. Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source" dan Software "Close Source" ?

Selamat mengerjakan ! Pelajar Sejati, Perjuangannya ? Berkelanjutan ! Pelajar Semelekete, Perjuangannya ? Berhenti !

Posted by Welcome to PADEPOKAN SINKANG PERJENGGOTAN BERDARAH IV (PSPB IV) ! at 08:02 0 comments Links to this post

A.Pengertian Mail Merge

1..Pengertian Mail Merge
Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang
ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan
menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali
saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut
dengan dokumen master.

http://bse.telkomspeedy.com/e-buku/TIK-SMA-Kelas10smt2.pdf

2). 2. Database bisa dikatakan sebagai suatu kumpulan dari data yang tersimpan dan diatur atau diorganisasikan sehingga data tersebut bisa diambil atau dicari dengan mudah dan efisien. Ada tiga sampai empat tahapan yang harus dilakukan pada saat bekerja menggunakan fasilitas Mail Merge, yaitu tahapan.a. Membuat dokumen dalam bentuk kata isian.b. Membuat tabel database.c. Mengisi database.d. Menggabungkan file. Database (Bahasa Inggris), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

http://thereddevil2exxo.blogspot.com/

3).Data Base (basis data) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat ditunjukan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record.

http://aurino.com/wordpress/?p=17

4) manfaat database

• Penggunaan teknologi database didunia bisnis bermanfaat menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi.

http://damayanti.blog.binusian.org/2009/03/24/pengaruh-dan-manfaat-teknologi-database-dalam-dunia-bisnis/

5). Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti:SQL Server, dibuat oleh Microsoft.MS Access, dibuat oleh Microsoft.Oracle Database, dibuat oleh Oracle.MySQL, dibuat oleh MySQL AB.Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source.DB2, dibuat oleh IBM.Masih banyak lagi sederet nama database engine yang ada di dunia ini. Anda bisa mencarinya dengan keyword ‘database engine’ atau ‘database server’.6. Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.* Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.* Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. * Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu: Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.* Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.* Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru. Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:1. Tahap I Membuat Data SourceBuat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.data source mail merge Tahap II Membuat Dokumen Master2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.Dokumen Master mail merge Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.Start Mail Merge4. Selanjutnya kita akan memilih data source.5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.

6).

7) langkah-langkah membuat main document dalam mail merge:

1. klik menu tools
2. klik letter and mailing
3. klik mail merge wizard
4. tampil kotak dialog pada taskpane
5. pilih jenis dokumen master yang akan dibuat:

• Letter
• E-mail Massage
• labels
• Envelopes
• directory

6. Tampil kotak dialog pada taskpane, pilih master dokumen yang akan di pakai:

• use the current document
• start from a template
• start from exciting document

kemudian klik next


7. Tampil kotak dialog pada taskpane, plih cara penentuan sumber data:

• use an exciting list
• browse
• select from outlook contacts
• type a new list

bUKU aSPIRASI mODUL sISWA TIK SMA KELAS X


8). Setelah kita select recipients dan memilih type a new letter dan mengeklik write your letter, maka akan tampil :
1. kotak new address list
2.Jika nama-nama field sudah cocok, tentukan :
- New Entry
- Delete Entry
-Find Entry
- Filter and sort
3. Klik costumize jika nama-nama field sudah cocok dan kita ingin mengubahnya
4. muncul kotakdialog COSTUMISE ADDRESS LIST
a. membuat field baru (add)
b. Ubah nama field (rename)
c. Hapus field (delete)
5. Jika sudah selesai membuat nama-nama field klik ok
6. isi data menggunakan tombol New Entry
7. Untuk mengakhiri klik close
8. tampil kotak dialog Save Address list, Anda diminta menyimpan sumber data
9. Ketik nama file pada file name
10. klik save
11. muncul kotak dialog Mail Merge Recipients yang menampilkan isi sumber data anda
12.klik ok
13. Kemudian klik Next (write yaour letter )

bUKU aSPIRASI mODUL sISWA TIK SMA KELAS X

9). Karena master surat (main dokument ) adalah dokumen inti yang berisi teks dan informasi yang tidak berubah dari surat yang akan dibuat. dan dijadikan format dasar dari surat yang akan dibuat.
bUKU aSPIRASI mODUL sISWA TIK SMA KELAS X

10). 1. msukkan field ke dalam master surat
- tempatkan kursor pada tempat yang akan disisipkan data
- klik insert merge field pada toolbar mail merge
- klik salah satu field yang sesuai
- klik insert-close
bUKU aSPIRASI mODUL sISWA TIK SMA KELAS X

11). Bisa karena sebelum membuat main dokument kita terlebih dahulu harus menentukan penerima surat terlebih dahulu


12). tidak bisa, apa yang akan digabungkan jika antara main dokument dan data sourcenya belum di buat


16). 1. klik kanan pada menu start
2. klik explore
3. plih folder tempat menyimpan mauin dokument
4. cari file nya
5. klik 2 kali/ open

20) Ms.word

21) diantaranya adalah : Ms. Excel, Ms. Powerpoint, Ms. access, dll

22) Microsoft Office

26) -. membuat surat massal dalam waktu yamng singkat
-.mengirim ke beberapa penerima tanpa haru s menulis sebanyak jumlah penerima
-. mengirim dari satu orang ke banyak orang

28) - klik ikon merge to new dokument
-. pilih all- klik ok
- gulung layar kebawah dengan page down
-.simpan hasil gabungan dengan klik ikon save- ketik nama file pada file name- klik save
- Tutup file hasil cetakan dengan file- close bila tampil kotak dialog klik yes

bUKU aSPIRASI mODUL sISWA TIK SMA KELAS X


30) PDF adalah suatu format dokumen buatan dari Adobe System Inc. Kelebihan dokumen ini adalah kebebasannya untuk dibuka tanpa tergantung terhadap aplikasi original pembuat dokument tersebut, hardaware maupun sistem operasi terutama untuk membuat dan membuka dokumen tersebut.

31) Portable Document Format (PDF)